Formato único de hoja de vida: cómo llenarlo bien
Contenido del artículo
- 01¿Qué es el formato único de hoja de vida y quién debe presentarlo?
- 02¿Dónde se descarga el formato único de hoja de vida?
- 03Descargar el PDF no cierra el trámite
- 04Las secciones del formato y qué va en cada una
- 05Errores que hacen que te devuelvan el formato
- 06Cómo se acredita la experiencia que declaras
- 07Qué pasa con tus datos después de presentarlo
Resumen rápido (TL;DR): el formato único de hoja de vida es el formulario oficial del Estado colombiano que debe presentar quien aspira a un empleo público o a un contrato de prestación de servicios. Se descarga gratis en PDF desde la página de formatos de Función Pública, sin usuario ni contraseña. Tiene seis secciones y la norma exige diligenciarlo, sin excepción, a través del SIGEP. No existe versión oficial en Word ni en Excel.
Casi todo el que busca el formato único de hoja de vida quiere lo mismo: el archivo. Pero descargarlo es la parte fácil, y también la que hace perder procesos, porque el PDF por sí solo no cierra el trámite. Esta guía tiene el enlace oficial, qué dice cada una de sus secciones, las reglas de diligenciamiento que casi nadie lee y los errores que hacen que una entidad te devuelva el formulario.
Este formato es para el sector público. Si además estás postulando en empresas privadas, ahí manda otra lógica y otro documento. Crea tu perfil gratis en Vacantes.com y ten las dos vías abiertas mientras avanza el proceso con el Estado, que suele ser lento.
¿Qué es el formato único de hoja de vida y quién debe presentarlo?
Es el instrumento técnico oficial del Estado colombiano para recoger de forma estandarizada los datos de quienes prestan servicios al sector público. Lo define el Departamento Administrativo de la Función Pública y su base legal está en la Ley 190 de 1995 y en el Decreto 1083 de 2015, Título 17.
Están obligados a diligenciarlo, con excepción de quienes son miembros de Corporaciones Públicas:
Empleados públicos de elección popular, de periodo fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión.
Trabajadores oficiales.
Contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.
Fuente: ficha oficial del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural en el portal de Función Pública. Fíjate en el «previamente»: el formato no se presenta después de entrar, sino antes de posesionarte o de firmar el contrato, así que conviene tenerlo listo desde que te avisan que quedaste seleccionado.
¿Dónde se descarga el formato único de hoja de vida?
En la página de descarga de formatos de Función Pública, gratis y sin necesidad de registrarse. Ahí están publicados el formato para persona natural y su instructivo de diligenciamiento, que es el documento que explica casilla por casilla qué va en cada campo.
Documento | Para quién es | Formato |
|---|---|---|
Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural | Aspirantes a empleo público, servidores y contratistas individuales | |
Instructivo del Formato Único Persona Natural | Quien tiene dudas sobre cómo llenar cada casilla | |
Formato Único de Hoja de Vida Persona Jurídica | Empresas que aspiran a contratar con el Estado |
Fuente: página de descarga de formatos de Función Pública, donde figuran el formato de persona natural y su instructivo; el de persona jurídica está publicado en el mismo repositorio institucional.
No existe un formato único oficial en Word ni en Excel. Función Pública lo publica en PDF. Los archivos .docx y .xlsx que aparecen en los buscadores son copias que subieron terceros, como universidades, entidades o sitios de plantillas, y pueden estar desactualizadas. Si necesitas escribir a computador, descarga el PDF oficial y complétalo con un lector que permita rellenar el documento.
Descargar el PDF no cierra el trámite
Aunque el formulario circula en PDF, la propia ficha de Función Pública precisa que el formato único de hoja de vida debe diligenciarse sin excepción a través del SIGEP, el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público. Y hay un paso final que no depende de ti: la firma de la entidad.
Con su firma, el jefe de recursos humanos o el de contratos certifica que la información que aportaste fue constatada frente a los documentos presentados como soporte. Por eso el formulario no es una declaración libre: es un documento verificado, y tu propia firma se hace bajo la gravedad del juramento.
Fuente: ficha del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural e instructivo de diligenciamiento de Función Pública. El paso a paso completo dentro del sistema, incluido el detalle de que no puedes registrarte por tu cuenta porque es la entidad la que habilita tu usuario, está en la guía de hoja de vida en el SIGEP.
Las secciones del formato y qué va en cada una
Son seis bloques numerados. Los cinco primeros los llenas tú y el sexto queda reservado a la entidad, así que si te lo entregan con esa casilla vacía no es un error del formulario.
Datos personales: apellidos y nombres tal como aparecen en tu documento, tipo y número de identificación (C.C., C.E. o pasaporte), sexo, nacionalidad y país, libreta militar, fecha y lugar de nacimiento y dirección de correspondencia.
Formación académica: marcas tu nivel de educación según las casillas del formulario y relacionas los idiomas distintos del español que hablas, lees y escribes.
Experiencia laboral: cada empleo o contrato de prestación de servicios, en estricto orden cronológico y empezando por el más reciente.
Tiempo total de experiencia: en años y meses, separado según el tipo de ocupación.
Tu firma: con ciudad y fecha. El instructivo recuerda que se hace bajo la gravedad del juramento.
Observaciones del jefe de recursos humanos o de contratos: de uso exclusivo de la entidad, que con su firma certifica que verificó tus datos contra los soportes.
Fuente: instructivo oficial de diligenciamiento del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural, publicado por Función Pública.
Tres reglas de forma que el instructivo pide expresamente: escribir en letra imprenta, usar tinta únicamente de color negro y poner las fechas en números. Y si necesitas ampliar la información de algún apartado, el propio instructivo indica que uses una hoja en blanco adicional en vez de apretar el texto o modificar el formulario.
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Errores que hacen que te devuelvan el formato
Casi ninguno es de contenido: son de forma y de procedimiento. Estos son los que más se repiten y todos se evitan leyendo el instructivo antes de empezar.
Rediseñar el formulario: cambiar el orden, quitar secciones o «mejorar» el diseño. Es un formato con campos fijos y la entidad puede devolvértelo.
Usar una copia desactualizada: los archivos en Word que circulan en buscadores no son la versión oficial. Descarga siempre desde Función Pública.
Poner la experiencia en desorden: el instructivo exige estricto orden cronológico empezando por la más reciente, no por la primera.
Dejar el tiempo total sin calcular: la sección 4 pide años y meses por tipo de ocupación, y es la que muchas entidades usan para verificar si cumples el requisito de experiencia.
Presentarlo tarde: debe estar antes de la posesión o de la firma del contrato, no después.
Fuente: instrucciones generales y específicas del instructivo oficial de Función Pública. Para la diferencia de fondo entre este formulario y la hoja de vida que usas en el sector privado, con la comparación completa, está la guía de qué es una hoja de vida y qué debe llevar.
Cómo se acredita la experiencia que declaras
Con constancias expedidas por la autoridad competente de las instituciones oficiales o privadas donde trabajaste. Si ejerciste tu profesión de forma independiente, la experiencia se acredita mediante una declaración tuya. Es el paso que la entidad revisa contra lo que escribiste en la sección 3 del formato.
El artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015 fija el contenido mínimo que debe traer cada certificación, y una carta que no lo cumpla puede no contar:
Debe contener | Detalle |
|---|---|
Nombre o razón social | De la entidad o empresa donde prestaste el servicio |
Tiempo de servicio | Fecha de ingreso y fecha de retiro, o hasta la fecha de expedición si sigues ahí |
Relación de funciones | Las funciones que desempeñaste, no solo el nombre del cargo |
Fuente: artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015, transcrito por el Departamento Administrativo de la Función Pública en su Gestor Normativo. La misma norma resuelve dos casos que generan dudas: si trabajaste en varias instituciones durante el mismo periodo, el tiempo se contabiliza una sola vez; y si la certificación indica una jornada menor a ocho horas diarias, el tiempo de experiencia se calcula sumando las horas trabajadas y dividiendo el resultado entre ocho.
Pide las certificaciones con las funciones incluidas. Es el requisito que más falta en las cartas laborales, porque muchas empresas emiten una constancia con el cargo y las fechas y nada más. Si te falta la relación de funciones, esa experiencia puede quedar sin contar en el proceso, y volver a pedir la carta cuando ya cerró la convocatoria rara vez llega a tiempo.
Qué pasa con tus datos después de presentarlo
Salvo los datos sensibles, la información de las hojas de vida alimenta el Directorio de Servidores Públicos y Contratistas, que es público. Esa publicación se ampara en la Ley 1712 de 2014, la de transparencia y acceso a la información pública.
Hay además una responsabilidad que sigue siendo tuya después del trámite: la actualización de la información de la hoja de vida corresponde de forma exclusiva al servidor público o al contratista, no a la entidad. Si cambias de estudios, de cargo o de datos de contacto, actualizarlos es tarea tuya.
Fuente: ficha del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural de Función Pública, que remite al Directorio de Servidores Públicos y Contratistas y a la Ley 1712 de 2014.
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Preguntas frecuentes
- 01¿Qué es el formato único de hoja de vida?
- Es el instrumento técnico oficial del Estado colombiano para recoger de manera estandarizada los datos de quienes prestan servicios al sector público. Lo define el Departamento Administrativo de la Función Pública y su base legal está en la Ley 190 de 1995 y en el Decreto 1083 de 2015, Título 17. Recoge datos personales, formación académica, experiencia laboral y tiempo total de experiencia, y debe ir firmado por la persona aspirante y por el jefe de talento humano de la entidad.
- 02¿Dónde puedo descargar el formato único de hoja de vida?
- En la página de descarga de formatos del portal de Función Pública, de forma gratuita y sin necesidad de usuario ni contraseña. Ahí están publicados el Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural y su instructivo de diligenciamiento, ambos en PDF. El formato para persona jurídica, que usan las empresas que contratan con el Estado, está publicado en el mismo repositorio institucional.
- 03¿Existe el formato único de hoja de vida en Word o en Excel?
- No de forma oficial. Función Pública publica el formato en PDF, no en Word ni en Excel. Los archivos .docx y .xlsx que aparecen en los buscadores son copias que subieron terceros, como universidades, entidades o sitios de plantillas, y pueden corresponder a versiones desactualizadas. Si necesitas llenarlo a computador, lo recomendable es descargar el PDF oficial y completarlo con un lector que permita escribir sobre el documento.
- 04¿Quién debe presentar el formato único de hoja de vida?
- Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración. En concreto, los empleados públicos de elección popular, de periodo fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión; los trabajadores oficiales; y los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato. Quedan exceptuados quienes ostentan la calidad de miembros de Corporaciones Públicas.
- 05¿Cuántas secciones tiene y cómo se diligencia?
- Tiene seis secciones: datos personales, formación académica, experiencia laboral, tiempo total de experiencia, la firma del aspirante y las observaciones del jefe de recursos humanos o de contratos, esta última de uso exclusivo de la entidad. El instructivo oficial pide escribir en letra imprenta, usar tinta únicamente de color negro, poner las fechas en números y relacionar la experiencia en estricto orden cronológico empezando por la más reciente.
- 06¿El formato único de hoja de vida se llena en papel o en el SIGEP?
- Ambas cosas, pero el registro que vale es el del sistema. La ficha oficial de Función Pública precisa que el formato debe ser diligenciado sin excepción a través del SIGEP, el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público. El PDF sirve para preparar y ordenar la información, pero el trámite se cierra cuando los datos quedan cargados en el sistema y el jefe de talento humano firma certificando que fueron constatados frente a los documentos soporte.