Cómo hacer una hoja de vida en Word: guía paso a paso 2026
Para hacer una hoja de vida en Word abre el programa, entra en Archivo > Nuevo, escribe «Currículum» en el buscador de plantillas, haz doble clic en el diseño que te guste y reemplaza el texto de ejemplo por tus datos. Ese es el camino corto y oficial, según la guía «Usar una plantilla para crear un currículo» de Microsoft Support, y funciona en Word para Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 y 2016. Si prefieres controlar cada milímetro del diseño, también puedes hacerla desde una hoja en blanco con tablas y márgenes. Abajo tienes las dos rutas, el formato que se usa en Colombia, las siete secciones que no pueden faltar y cómo guardarla en PDF sin que se desarme.
En resumen: hay dos formas de hacer una hoja de vida en Word. Con plantilla (Archivo > Nuevo > «Currículum») tardas unos 15 minutos y el diseño ya viene resuelto; desde cero, con una tabla invisible y márgenes de 2 cm, tardas más pero el documento es 100 % tuyo. En Colombia, para el sector privado sirve cualquiera de las dos; para el sector público se exige el Formato Único de Hoja de Vida que ordena la Ley 190 de 1995. Guarda siempre dos versiones del archivo: .docx para editar y PDF para enviar.
Cómo hacer una hoja de vida en Word con plantilla (el camino rápido)
La forma más rápida de hacer una hoja de vida en Word es partir de una plantilla que ya trae el programa: Archivo > Nuevo, escribes «Currículum» o «Carta de presentación» en el cuadro de búsqueda, haces doble clic en la plantilla elegida y sustituyes el texto de marcador de posición por tu información. Microsoft describe exactamente estos cuatro pasos en su documentación oficial de soporte, y son los mismos en Windows, macOS y Word para la web. Al paso a paso de abajo le sumamos dos pasos propios (ajustar la tipografía y revisar la ortografía antes de guardar), así que la ruta completa que verás son seis pasos: los cuatro de Microsoft más esos dos.
Abre Word y ve a Archivo > Nuevo. No uses «Documento en blanco»: la galería de plantillas está en esa pantalla.
Busca «Currículum» en el cuadro de búsqueda. Verás decenas de diseños; si buscas por profesión («currículum de enfermera», «currículum de ventas») el catálogo en línea de Microsoft filtra por puesto.
Haz doble clic en la plantilla. Se abre como documento nuevo, así que no dañas el original y puedes reutilizarla las veces que quieras.
Reemplaza el texto de ejemplo por tus datos. Haz clic sobre cada bloque («Tu nombre», «Cargo») y escribe encima; no borres las tablas ni los cuadros de texto que sostienen el diseño.
Ajusta tipografía y color. Cambia la fuente desde Inicio > Fuente y el color desde Diseño > Colores, para que todo el documento quede coherente de un solo clic.
Revisa la ortografía con F7 y luego guarda: Archivo > Guardar como, primero en .docx y después en PDF.
¿No tienes Word instalado? Word para la web es gratuito con una cuenta Microsoft y trae la misma galería de plantillas de currículum, según el generador de currículum de Microsoft Word. Desde ahí puedes editar en línea y descargar el resultado en PDF sin pagar licencia.
Cómo hacer una hoja de vida en Word sin plantilla, desde cero
Para hacer una hoja de vida en Word sin plantilla necesitas tres decisiones de formato y una tabla invisible que ordene el contenido: márgenes de 2 cm, una fuente legible a 11 puntos y títulos de sección en negrita, más una tabla de dos columnas sin bordes que separe las fechas del contenido. Es más trabajo que usar una plantilla, pero te libera del diseño ajeno y evita que dos candidatos entreguen el mismo documento.
Elemento | Ajuste recomendado | Dónde se cambia en Word |
|---|---|---|
Márgenes | 2 cm por lado (2,5 cm si el texto queda apretado) | Disposición > Márgenes > Márgenes personalizados |
Fuente del cuerpo | Calibri, Arial o Georgia a 11 pt | Inicio > Fuente |
Nombre y titular | 18 a 22 pt en negrita, arriba del todo | Inicio > Fuente > Tamaño |
Títulos de sección | 12 a 14 pt en negrita o versalitas, con línea inferior | Inicio > Estilos > Título 2 |
Interlineado | 1,0 o 1,15 con 6 pt de espacio después del párrafo | Inicio > Párrafo > Espaciado |
Estructura | Tabla de 2 columnas sin bordes (fechas | contenido) | Insertar > Tabla y luego Bordes > Sin borde |
Viñetas de logros | Viñeta redonda simple, una línea por logro | Inicio > Viñetas |
La tabla invisible de dos columnas, paso a paso
El truco de la tabla sin bordes es el que más se nota: escribes las fechas en la columna izquierda y el cargo, la empresa y los logros en la derecha, y después quitas los bordes desde Diseño de tabla > Bordes > Sin borde. El resultado se ve como un currículum maquetado en un programa de diseño, pero sigue siendo un .docx que cualquier empresa puede abrir. Si quieres el detalle de qué escribir dentro de cada bloque, la guía de cómo hacer un CV profesional desde cero de Vacantes.com desarrolla el contenido sección por sección.
Evita los cuadros de texto flotantes y las tablas anidadas. Muchos sistemas de gestión de candidatos (ATS) leen el archivo de arriba abajo y un cuadro de texto flotante puede quedar fuera de esa lectura, o salir desordenado. Microsoft recomienda títulos claros, viñetas y fuentes ampliamente reconocidas para que el documento se lea con facilidad, según su guía del generador de currículum. Microsoft no menciona los ATS en esa guía: llevar esa recomendación al terreno de los filtros automáticos es lectura nuestra. Si quieres afinar ese punto, la guía de cómo optimizar tu CV para sistemas ATS explica qué lee y qué ignora un filtro automático.
Cuál es el formato para hacer una hoja de vida en Colombia
En Colombia conviven dos formatos y conviene no confundirlos: la hoja de vida libre, de una o dos páginas, que se usa para postular a empresas privadas, y el Formato Único de Hoja de Vida del Estado, obligatorio para aspirar a un cargo público o a un contrato de prestación de servicios con la administración, tal como lo establece el artículo 1 de la Ley 190 de 1995 y lo administra el Departamento Administrativo de la Función Pública. El primero lo diseñas tú en Word; el segundo es un formato oficial que se diligencia tal cual, sin cambiar campos ni maquetación.
Hoja de vida para empresa privada | Formato Único de Hoja de Vida (sector público) | |
|---|---|---|
Quién lo pide | Empresas privadas y portales de empleo | Entidades del Estado colombiano |
Base legal | Sin norma que fije el formato | Ley 190 de 1995, artículo 1 |
Diseño | Libre: tú eliges plantilla, colores y orden | Fijo: campos preestablecidos, sin personalización |
Extensión | 1 página (2 si tienes más de 10 años de experiencia) | La que exija el formato oficial diligenciado |
Foto | Opcional, y cada vez menos frecuente | Según lo indique la entidad y el formato vigente |
Formato de entrega | PDF (o .docx si lo piden expresamente) | El formato oficial, con sus soportes anexos |
Lo que dice la norma, textual. El artículo 1 de la Ley 190 de 1995 establece que «todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad (…) el formato único de hojas de vida debidamente diligenciado», con formación académica, experiencia laboral completa y declaración de inhabilidades (fuente: Gestor Normativo, Función Pública).
La regla práctica: si postulas a una empresa privada en Bogotá, Medellín o Cali, haz tu hoja de vida en Word con el diseño que mejor te represente. Si te presentas a una convocatoria pública, descarga el formato oficial de la entidad o de la Función Pública y no lo modifiques. Enviar un diseño bonito donde piden el formato único es motivo de rechazo administrativo, no de criterio.
Datos personales: menos es más. La Ley 1581 de 2012 regula la protección de datos personales en Colombia. No hace falta que incluyas número de documento completo, dirección exacta de tu casa, estado civil ni copia de la cédula en la hoja de vida que subes a un portal: con tu nombre, ciudad, teléfono y correo alcanza para que te contacten. Esos soportes se entregan después, cuando hay un proceso formal de contratación.
Las 7 secciones que debe llevar tu hoja de vida paso a paso
Una hoja de vida completa se arma con siete bloques, en este orden: datos de contacto, perfil profesional, experiencia laboral, educación, habilidades, idiomas y certificaciones o referencias. Ese es el esqueleto que espera cualquier reclutador y también el que replican las plantillas de currículum de Microsoft Word. Dicho de otro modo: los siete pasos básicos para redactar un currículum son completar, en este orden, cada uno de esos siete bloques. Si respetas el orden, el lector encuentra cada dato donde lo busca y no tiene que descifrar tu documento.
# | Sección | Qué escribir | Error frecuente |
|---|---|---|---|
1 | Datos de contacto | Nombre, cargo objetivo, ciudad, teléfono con indicativo, correo profesional y LinkedIn | Correos tipo «princesita_2001@…» |
2 | Perfil profesional | 3 o 4 líneas: quién eres, años de experiencia, especialidad y un logro medible | Frases genéricas como «persona proactiva y responsable» |
3 | Experiencia laboral | Cargo, empresa, ciudad, fechas (mes y año) y 3 viñetas de logros con números | Copiar el manual de funciones en vez de resultados |
4 | Educación | Título, institución, ciudad y año de grado; el más reciente primero | Incluir el colegio cuando ya tienes carrera técnica o profesional |
5 | Habilidades | 6 a 10 competencias: técnicas primero (Excel avanzado, SAP, SQL) y luego blandas | Barras de porcentaje que nadie puede verificar |
6 | Idiomas | Idioma y nivel real (A2, B1, B2, C1) según el Marco Común Europeo | Poner «inglés avanzado» sin poder sostener la entrevista |
7 | Certificaciones o referencias | Cursos vigentes y relevantes, o «Referencias disponibles a solicitud» | Listar 20 cursos de hace una década |
Sobre la sección 3: la diferencia entre una hoja de vida del montón y una que llama la atención está en escribir logros, no funciones. En vez de «encargado de atención al cliente», escribe «atendí 60 clientes diarios y reduje el tiempo de respuesta de 24 a 6 horas». Si todavía no tienes experiencia laboral que contar, el artículo de cómo hacer un CV sin experiencia explica cómo llenar ese bloque con prácticas, proyectos académicos y voluntariados sin inventar nada.
Cómo hacer una hoja de vida sencilla en 15 minutos
Si necesitas una hoja de vida sencilla y ya, usa una plantilla básica de Word, llena solo cinco bloques (contacto, perfil, experiencia, educación e idiomas) y mantén todo en una página con la misma fuente. Sencillo no significa pobre: significa que el reclutador entiende tu perfil en una sola pasada, sin gráficos ni columnas que compitan por su atención.
Minuto 1 al 3: Archivo > Nuevo > «Currículum» y elige la plantilla más limpia, en blanco y negro.
Minuto 4 al 6: escribe contacto y perfil profesional (4 líneas máximo).
Minuto 7 al 11: los dos o tres empleos más recientes con 3 viñetas cada uno.
Minuto 12 al 13: educación, habilidades e idiomas en una sola línea cada bloque.
Minuto 14 al 15: revisa con F7, comprueba que todo cabe en una página y guarda en PDF.
La extensión importa. Microsoft señala en su guía de creación de currículums que «una regla general útil es que tenga entre una y dos páginas de extensión» (fuente: word.cloud.microsoft). Una página si tienes menos de 10 años de experiencia; dos como techo absoluto.
Word o PDF: cómo guardar y enviar tu hoja de vida
Guarda siempre las dos versiones: el .docx para seguir editando y el PDF para enviar. En Word se hace desde Archivo > Guardar como y eligiendo PDF en el desplegable de tipo de archivo (en Word para la web, desde Archivo > Exportar o Descargar como PDF). El PDF congela el diseño para que se vea igual en cualquier computador o celular; el .docx es el que necesitas cuando una empresa pide expresamente el archivo editable.
Criterio | Word (.docx) | |
|---|---|---|
El diseño se mantiene | No siempre: cambia según la versión de Word y las fuentes instaladas | Sí, idéntico en cualquier dispositivo |
Se puede editar | Sí, es el archivo maestro que conservas tú | No sin herramientas adicionales |
Cuándo enviarlo | Solo si la empresa o la agencia lo pide explícitamente | Por defecto, en cualquier postulación por correo o portal |
Nombre del archivo | hoja-de-vida-nombre-apellido.docx | hoja-de-vida-nombre-apellido.pdf |
Riesgo típico | Que se desarme la maquetación en el computador del reclutador | Que un escaneo de imagen no sea legible por un ATS |
Nombra bien el archivo. «Documento1.pdf» o «hoja de vida final FINAL v3.docx» son un mal primer contacto. Usa «hoja-de-vida-nombre-apellido.pdf»: es lo que verá el reclutador en su bandeja y en su carpeta de descargas.
Errores que hacen que descarten tu hoja de vida en Word
Los descartes en Colombia casi nunca vienen del diseño: vienen de errores de ortografía, de datos de contacto mal escritos, de archivos que no abren y de hojas de vida iguales para todas las vacantes. Todos se corrigen en Word antes de enviar, y todos cuestan menos de cinco minutos.
Faltas de ortografía. Pulsa F7 antes de guardar y lee el documento en voz alta una vez.
Teléfono o correo con un dígito o una letra de más. Es el error más caro: el reclutador quiere llamarte y no puede.
Enviar el .docx cuando pidieron PDF (o al revés). Lee las instrucciones de la oferta antes de adjuntar.
Fuentes exóticas. Si el reclutador no tiene esa fuente instalada, Word la sustituye y el documento se desarma; por eso conviene enviar PDF.
La misma hoja de vida para todo. Cambia el titular y el perfil profesional para que coincidan con el cargo de la oferta.
Foto en un proceso que no la pide. En el sector privado es opcional; si la incluyes, que sea sobria y actual.
Mentir en fechas, títulos o nivel de idioma. Se verifica en la entrevista o en el estudio de seguridad, y ahí sí no hay vuelta atrás.
Cuando la hoja de vida ya está lista, el siguiente cuello de botella es la conversación. La guía de cómo prepararse para una entrevista de trabajo de Vacantes.com trabaja justo esa etapa, y si el proceso te pide además diligenciar un formulario de la empresa, cómo llenar una solicitud de empleo cubre campo por campo.
Dónde descargar hojas de vida en Word para llenar (gratis)
Las plantillas gratuitas y seguras están dentro del propio Word (Archivo > Nuevo) y en el catálogo en línea de Microsoft, que es gratuito con una cuenta Microsoft. Para el sector público colombiano, el formato se descarga de la entidad convocante o del Departamento Administrativo de la Función Pública. Desconfía de los sitios que piden pago o registro con tarjeta para «desbloquear» una plantilla de hoja de vida.
Fuente | Qué encuentras | Coste |
|---|---|---|
Word de escritorio (Archivo > Nuevo) | Decenas de plantillas de currículum y carta de presentación | Incluido en tu licencia |
Word para la web (word.cloud.microsoft) | La misma galería, editable en el navegador y descargable en PDF | Gratis con cuenta Microsoft |
Función Pública (Colombia) | Formato Único de Hoja de Vida para cargos y contratos públicos | Gratis |
Vacantes.com | Perfil profesional en línea que las empresas ven al postularte | Gratis |
Un apunte sobre el último punto: hoy la mayoría de procesos en Colombia empiezan en un portal, no en un correo. Tu hoja de vida en Word sigue siendo necesaria (te la pedirán adjunta, y la necesitas para entrevistas y para el sector público), pero el perfil en línea es lo que hace que te encuentren. En Vacantes.com hay 38 vacantes publicadas con ubicación en Colombia (datos internos de Vacantes.com, consulta a la base de datos del 3 de agosto de 2026) y postularte a cada una toma menos que volver a maquetar el documento. Si quieres repartir ese mismo documento por varios sitios, la comparativa de las 10 mejores páginas para buscar empleo en Colombia te dice dónde vale la pena tener el perfil y dónde no.
Siguiente paso: termina tu hoja de vida en Word, guárdala en PDF y crea tu perfil gratis en Vacantes.com para postularte a las ofertas abiertas en Bogotá, Medellín, Cali y el resto del país. Un documento impecable sin vacantes donde enviarlo no sirve de nada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo elaborar una hoja de vida paso a paso?
- Abre Word, ve a Archivo > Nuevo y busca «Currículum» para partir de una plantilla, o empieza en blanco con márgenes de 2 cm. Después llena los siete bloques en orden: datos de contacto, perfil profesional de 3 o 4 líneas, experiencia laboral con logros medibles y fechas, educación, habilidades, idiomas con el nivel real y certificaciones o referencias. Revisa la ortografía con F7, ajusta todo a una página y guarda dos versiones: .docx para editar y PDF para enviar.
- ¿Cómo hacer una hoja de vida en Word sin plantilla?
- Abre un documento en blanco y configura primero el formato: márgenes de 2 cm en Disposición > Márgenes, fuente Calibri o Arial a 11 pt, tu nombre a 18-22 pt en negrita e interlineado 1,15. Luego inserta una tabla de dos columnas (Insertar > Tabla), pon las fechas en la izquierda y el cargo, la empresa y los logros en la derecha, y quita los bordes desde Diseño de tabla > Bordes > Sin borde. Esa tabla invisible es la que da la maquetación profesional sin usar cuadros de texto flotantes, que pueden confundir a los sistemas de gestión de candidatos.
- ¿Cuál es el formato para hacer una hoja de vida en Colombia?
- Depende del destinatario. Para empresas privadas no existe una norma que fije el formato: se usa una hoja de vida libre de una página (dos si tienes más de 10 años de experiencia), en PDF. Para aspirar a un cargo público o a un contrato de prestación de servicios con la administración se exige el Formato Único de Hoja de Vida, según el artículo 1 de la Ley 190 de 1995, que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública y que se diligencia tal cual, sin modificar campos ni diseño.
- ¿Cómo puedo hacer una hoja de vida sencilla?
- Elige la plantilla más limpia de Word (Archivo > Nuevo > «Currículum»), en blanco y negro, y llena solo cinco bloques: contacto, perfil profesional, los dos o tres empleos más recientes con tres viñetas de logros cada uno, educación e idiomas. Mantén una sola fuente, todo en una página y sin gráficos ni barras de porcentaje. En unos 15 minutos tienes una hoja de vida sencilla y legible, que es exactamente lo que un reclutador necesita para entender tu perfil en una pasada.
- ¿Cómo paso mi hoja de vida de Word a PDF?
- En Word de escritorio ve a Archivo > Guardar como, elige la carpeta y selecciona PDF en el desplegable de tipo de archivo. En Word para la web se hace desde Archivo > Exportar o Descargar como PDF. Guarda las dos versiones: el .docx es tu archivo maestro para seguir editando y el PDF es el que envías, porque congela el diseño y se ve igual en cualquier computador o celular. Nombra el archivo como «hoja-de-vida-nombre-apellido.pdf», nunca «Documento1.pdf».
- ¿Cuáles son los 7 pasos básicos para redactar un currículum?
- Los siete pasos son completar, en orden, los siete bloques del documento: 1) datos de contacto con teléfono e indicativo y correo profesional; 2) perfil profesional de 3 o 4 líneas; 3) experiencia laboral con cargo, empresa, fechas y logros medibles; 4) educación, del título más reciente al más antiguo; 5) habilidades, técnicas primero; 6) idiomas con el nivel real (A2, B1, B2, C1); y 7) certificaciones vigentes o la línea «Referencias disponibles a solicitud». Antes de enviarla, revisa la ortografía con F7 y guárdala en PDF.